Célok meghatározása

A rendezvénytervezés első és legkritikusabb lépése a rendezvény céljának meghatározása. Bár látszólag egyszerű, számos rendezvénytípus létezik, melyek egyedi sajátosságokat mutatnak, és ezáltal más-más követelményeket támasztanak.

A céges rendezvények általában csapatépítés, tréning, kommunikáció vagy marketing célokat szolgálnak. Ezek a rendezvények vállalatok számára közvetlen kapcsolattartást biztosítanak a vevőkkel. Tapasztalataink szerint azonban egyre inkább hangsúlyosá válik a szórakoztatás is, mivel ezáltal az üzenet élménydús formában jut el a célcsoport felé. A rendezvény célját érdemes végig követni a későbbi feladatok végrehajtása során is, hiszen meghatározza a költségvetést, az arculatot, a helyszínt, a dátumot, és adott esetben a vendégek körét is.

Dokumentáció

A rendezvényszervezés tervezési fázisának másik kulcseleme a precíz rendezvényszervezői dokumentáció, amely tiszta és egyértelmű módon tartalmazza az összes információt, amely elengedhetetlen az esemény sikeres lebonyolításához. Ide tartozik például a megrendelő és kapcsolattartó neve, elérhetősége, a rendezvény neve, típusa, időtartama, célcsoportja, létszáma, lokációra vonatkozó elképzelés, ellátás típusa, igényelt szolgáltatások, stb. A megrendelő által összeállított dokumentumnak a legteljesebb és minden részletre kiterjedő tervnek kell lennie, amely az együttműködés alapját képezi.

Vendéglista és guest-management

Elengedhetetlen rögzíteni, hogy várhatóan hányan vesznek részt a rendezvényen, és hogy hozhatnak-e kísérőt (legalább egy -tól -ig számot meg kell adni). A rendezvényszervezés folyamatában ez a résztvevők száma fokozatosan pontosabbá válik, és a megrendelő folyamatosan tájékoztatja erről a szervezőt. A létszám meghatározása mellett kiemelten fontos a résztvevők profilozása is, beleértve a nem és kor szerinti megoszlást, stílust stb. Ez az alapja lesz a rendezvény arculatának és a programok jellegének. Általában minden résztvevő stílusát figyelembe kell venni, de olyan esetek is előfordulnak (például születésnap, céges búcsúztatás stb.), ahol az esemény egyetlen személy köré épül. Ilyenkor természetesen elsősorban az ő igényeit kell figyelembe venni.

Fontos felmérni, hogy a vendégek mennyire hajlandóak utazni, és szükség van-e szállásra, vagy mindenki könnyen haza tud-e jutni a nap végén. Lehet, hogy csak a vendégek egy részének kell szállást biztosítani, míg a többieknek a hazajutásukat kell megtervezni. Mindezek alapján elkészül a vendéglista, így már konkrétabban tervezhetőek a meghívók stílusa és száma.

A dátum

Miután elkészült a várható meghívottak listája és tisztázódott az esemény célja, lehetőség van a rendezvény megfelelő időpontjának meghatározására. A vendéglista összetételét (kor, foglalkozás, pozíció stb.) és a rendezvény típusát figyelembe véve érdemes átgondolni, milyen időpont lenne a legpraktikusabb. Üzleti jellegű esemény esetén például célszerű hétköznapra időzíteni, míg egy magánbulit inkább hétvégére vagy péntek estére tervezni érdemes. A napszak kiválasztása az esemény céljától és a résztvevők életkorától is függ. Napközben délelőtt vagy egy üzleti reggelin jobban koncentrálnak a résztvevők, míg délután vagy este inkább csapatépítésre vagy vacsora megrendezésére alkalmas. Az országok közötti időeltolódásra is figyelni kell, különösen, ha online eseményről van szó, és más országok résztvevői is érkeznek.

Ha gyerekek is részt vesznek, vagy éppen a rendezvény a gyermekekről szól, akkor érdemes elkerülni az ebéd utáni alvás időpontját, és az esti programokat sem érdemes túl hosszúra tervezni. Ha azonban esti bulit tervezünk, késő délután lehet a tökéletes időpont.

Fontos megjegyezni, hogy a dátum kiválasztását a helyszín és a szolgáltatók rendelkezésre állása is jelentősen befolyásolhatja. Nagyobb rendezvényekhez előfordulhat, hogy fél vagy egy évvel korábban kell lefoglalni az infrastruktúrát, míg kisebb eseményeknél pár hónappal előre is elegendő lehet. Bizonyos programtípusok esetében érdemes az évszakot is figyelembe venni, és ennek alapján kiválasztani az ideális időpontot.

Mennyibe kerül egy rendezvény?

Nagyon fontos, hogy a rendelkezésre álló költségkeretet a megrendelő már a rendezvényszervezői dokumentációban legalább nagyjából meghatározza. Ennek alapján a szervező képes lehetséges helyszínek után kutatni, valamint felmérni, hogy milyen kaliberű helyszín mellett milyen és mennyi további igény elégíthető ki. Célszerű vezetni egy listát a várható kiadásokról, és a költségkeret bizonyos százalékát félretenni esetleges váratlan kiadásokra, amelyek felmerülhetnek a szervezési folyamat során, és amelyekre senki sem számított. A helyszín, a catering és a szolgáltatók csupán a rendezvény alapját képezik; a programok függvényében még jelentősen változhat a költségvetés. Rendelkezünk számos olyan ötlettel és programcsomaggal, amelyek különböző költségkeretekkel rendelkező rendezvényeket hatékonyan támogathatnak.

Ezt követően kerül sor az ajánlatírásra, a részletes költségtervezésre, és az esetleges pontosításokra, amelyeket akár második körös ajánlati szakasz is követhet. Az ajánlat elfogadása után pedig kezdetét veszi a komplex szervezés, aminek végeredményeként egy olyan rendezvény születik, amely hűen tükrözi a megrendelő elképzeléseit, sőt, akár még túlszárnyalja azokat! Az Áll a Bál csapata minden megrendelő esetében erre törekszik.

A helyszín meghatározása

A rendezvény helyszínének kiválasztása kritikus szerepet játszik a sikeres megszervezésben. A helyszín megválasztásakor fontos szempontokat kell figyelembe venni, mivel ezek meghatározzák a rendezvény hangulatát és a résztvevők kényelmét. Először is, javasolt időben megkeresni és lefoglalni a megfelelő helyszínt, amennyiben nincsenek akadályok a rendezvény megtartására.

Fontos szempont a résztvevők utazási távolsága. Meg kell határozni, mennyire lesz kényelmes vagy kihívást jelentő az utazás számukra. Figyelembe kell venni, hogy szükség lesz-e szállásra, vagy minden résztvevő könnyen haza tud-e jutni a rendezvény után.

A helyszín elérhetőségének megértése is kiemelten fontos. Milyen közlekedési lehetőségek állnak rendelkezésre, és hogyan közelíthetik meg a vendégek a helyszínt? Ez kulcsfontosságú lehet a résztvevők kényelme szempontjából.

A rendezvény jellege szerint érdemes eldönteni, hogy a résztvevők ülve vagy állva vesznek részt az eseményen. Ez befolyásolja a helyszín elrendezését és a berendezési tárgyak kiválasztását.

A helyszín világítása és akusztikája szintén meghatározó tényezők. Mindkettő hatással van a rendezvény hangulatára és az ott tartott programok élményére.

A tervezés során figyelembe kell venni, hogy a különböző programok mennyi mozgásteret igényelnek, és hogyan lehet ezt a helyszínen biztosítani.

A support személyzet, a catering és az eszközpark helyigénye is fontos szempont. Kellően tágas területekre van szükségük a hatékony működéshez, és ennek megfelelően kell elrendezni a helyszínt.

Mindezen szempontok gondos mérlegelése segít abban, hogy a rendezvény helyszíne megfelelően kiszolgálja a résztvevők igényeit, és hozzájáruljon a rendezvény sikeres lebonyolításához.

Eszközpark meghatározása és biztosítása

A legtöbb rendezvényhelyszín felkészült a látogatók fogadására, és általában nem okoz problémát a flipchart tábla vagy a projektor biztosítása. Mindazonáltal érdemes meggyőződni arról, hogy az adott rendezvényhez szükséges eszközök rendelkezésre állnak-e megfelelő mennyiségben. Előfordulhat, hogy egyes csapatépítő programok speciális, szokatlan eszközöket igényelnek, és ezek beszerzését időben el kell kezdeni a megfelelő rendezvénykellék szolgáltatóknál.

A kommunikáció hiányosságai az eszközparkkal vagy dekorációval kapcsolatban jelentősen zavarhatják a költségkeretet és a szervezési időtartamot. Az ilyen problémák elkerülése érdekében érdemes küldeni egy részletes listát a szükséges felszerelésekről a kiválasztott helyszínnek. Ez lehetőséget ad arra, hogy időben észleljük és pótoljuk az esetleges hiányosságokat még a rendezvény előtt.

A program összeállítása és a forgatókönyv

A program szakmai része, ha van, tartalmilag előre meghatározott, mivel a rendezvény a téma köré szerveződik. Az előadókat érdemes időben felkérni, és ha az időpont nem megfelelő számukra, lehetőségünk legyen alternatív megoldásokon gondolkodni (például online bejelentkezések vagy más előadók keresése). A program szórakoztató részéhez, a szabadidős tevékenységekhez vagy a csapatépítő programokhoz a rendezvényszervező ügynökségek rendelkeznek a legkreatívabb ötletekkel.

A rendezvényszervezői briefből fokozatosan kialakul egy részletekre kiterjedő forgatókönyv. Az esemény típusa, célja és a várható létszám már az elején szerepel a briefben, míg a többi lényeges információ (helyszín, dátum, program) a szervezési folyamat során válik véglegessé. A forgatókönyv részletesen bemutatja, hogy ki milyen feladatokat végez az egyes munkafázisokban, és miért vállalja ezekért a felelősséget.

A rendezvényszervezés koordinációja kiemelten fontos. A szervezési folyamat minden résztvevőjéhez azonos, friss információk juttatása elengedhetetlen a hatékony munkavégzés érdekében. Ezt célszerű egy megosztható online felülettel elérni (például GoogleDocs, GoogleSheets), ahol azonnal láthatóak a változtatások minden felhasználó számára.

A rendezvény közben végzendő feladatokról sem szabad megfeledkezni, ezeket is tartalmaznia kell a forgatókönyvnek. A rendezvény típusától függően a forgatókönyv részletezheti a műsorvezető szerepét és a programok lebonyolításának módját. A forgatókönyvnek foglalkoznia kell a várható problémákkal és váratlan helyzetekre való felkészüléssel is.

A show-nak folytatódnia kell!

A tapasztalt rendezvényszervező nem riad vissza a kisebb-nagyobb változásoktól, képes kezelni a helyzetet, és mindig rendelkezik egy tartaléktervvel a háttérben. Nincs pánik, sőt, élvezi a kreativitást igénylő új és váratlan helyzeteket, valamint a flow-élményt, amelyet a sikeres megoldások hoznak neki. Ez a bizonyos „kicsi plusz”, amely az Áll a bál csapatának több mint 20 éves tapasztalatában pótolhatatlan előnyt jelent. Nem is kell hangsúlyoznunk, hogy az átlagos rendezvény és a kimagasló siker között gyakran csak egy kis plusz a különbség!

A meghívók kiküldése

A meghívók elküldésekor fontos, hogy 2-3 héttel a tervezett program előtt, különösen fontos események esetén pedig hónapokkal előbb történjen. A meghívók tájékoztatót is tartalmazhatnak a helyszín megközelíthetőségéről, az étkezési lehetőségekről, a dress code-ról és a várható programokról, mivel a meghívottak ezek alapján készülnek fel. A meghívó formátuma attól függ, milyen típusú rendezvényről van szó, és a meghívottak profiljától: a komoly, protokolláris vagy ünnepélyes eseményekhez általában nyomtatott meghívót használnak, míg a céges vagy kisebb, informális eseményekhez az e-mail is megfelelő lehet.

Egyes esetekben a nyomtatott meghívó után egy-két héttel online meghívót is küldenek ki, mint egyfajta emlékeztetőt. Az online meghívó előnye, hogy lehetőség van a részvételi szándék visszajelzésére, és a vendégek az ételallergiával kapcsolatos igényeiket is közölhetik.

A vendégek profiljától függően, például korcsoport vagy médiafelhasználás alapján, a közösségi média különböző platformjai is bevonhatók. Egy Facebook zárt csoport például kiváló lehetőség arra, hogy információkat osszanak meg egy eseményről.

A részfeladatokat ellátó kollégák kiválasztása

A rendezvény sikerét nagyban meghatározza a szolgáltatások minősége, ezért fontos, hogy időben elkezdjük keresni a megfelelő szolgáltatókat. Bár kisebb, privát vagy informális eseményeknél kevésbé hangsúlyos ez a tényező, egy nagyszabású rendezvény esetén rendkívül fontos szempont. Gondoljunk csak az előkészületi szakaszban a meghívókat előállító nyomdára, a helyszíni dekorációra, a berendezésre, a műsorvezető vagy host, valamint az egyéb szereplők sminkesére, fodrászára. A rendezvény során pedig a DJ, a VJ, a fotós, a videós, a technikusok, a hostessek és a tolmácsok munkájára, végül pedig a rendezvény utáni pakoló- és takarítószemélyzetre, és a cateringre is.

A jó hír az, hogy rendelkezünk professzionális, minden igényt kielégítő modern hang- és fénytechnikával. Kollégáink rugalmasan alkalmazkodnak minden helyzethez, és magabiztosan kezelik az esetleges változásokat, legyen szó DJ-ről, VJ-ről, fotósról vagy más szolgáltatóról.

Catering

A rendezvény típusától függően a catering kínálhat csupán kávét és pogácsát, svédasztalos állófogadást vagy akár ültetett díszvacsorát is. Ebben a választásban és a menü összeállításában a profi catering szolgáltató nagy segítséget nyújthat, ha a megrendelő részletes leírást ad a rendezvényről és a vendégek profiljáról.

Fontos, hogy az étlapon feltüntessék az allergéneket, és készítsenek B-menüt az ételallergiával küzdő vendégek számára. Az ételallergia ugyan részletkérdésnek tűnhet, de a részletekben bújik meg az ördög. Semmi sem tudja úgy elrontani a rendezvényt, mint egy súlyos allergiás reakció vagy egy éhes vendég!

Az utómunkálatok – tanulságok leszűrése

Az utómunkálatok kezdeti szakaszában, azaz közvetlenül a rendezvény után, a pakolás és takarítás a takarítószemélyzet felelőssége. Később azonban elindul a rendezvény sikerének értékelése. Sikerült-e elérni az eredetileg meghatározott célt? Sikerült megtartani a költségvetést? Mennyiben tértek el az eredeti forgatókönyvtől? Hatékonyan sikerült kezelni a váratlan helyzeteket? Ezeket a kérdéseket mindenképpen érdemes áttekinteni, hogy a következő rendezvény szervezése gördülékenyebb legyen, és még sikeresebb legyen a korábbiaknál.

Ez a folyamat természetesen nem zárul le itt, mivel a menet közben keletkezett számlák alapján történő elszámolások, a szolgáltatóknak történő kifizetések a szerződéseknek megfelelően még hátravannak. További feladat, hogy a rendezvény dokumentációját, fényképeit vagy riportjait az arra megfelelő, jól kiválasztott platformokon hozzáférhetővé tegyük az adott közösség, valamint a résztvevők számára. Erre lehetőséget adhatnak sajtótermékek, céges belső kommunikációs felületek, és a közösségi média is.

Emellett a céges rendezvények után különösen érdemes visszajelzéseket kérni a résztvevőktől, hogy hogyan érezték magukat, és mennyire volt jó a rendezvény. Ezáltal sok tanulságot lehet levonni, és ez egyben az elkövetkező rendezvények tervezésének és fejlesztésének egyik módja is.